• 
Descriptif
général
Ivociel Notes de frais permet d’assurer la saisie, le suivi, la validation
et le paiement des notes de frais de vos collaborateurs.
Vous pouvez analyser les dépenses en fonction de tous les
critères : période, type de frais, salarié,
département, etc.
Vous définissez par salarié, ou groupe de salariés, des
circuits de validation de leurs notes de frais.
Pour savoir où en est précisément le traitement de sa note,
le salarié n’a qu’à se connecter ; il n’appelle
plus le service comptabilité.
Ivociel Notes de frais génère un journal des frais comptables
directement transférable dans Ivociel Comptabilité ou exportable
au format Excel ™ pour une utilisation dans un autre logiciel de
comptabilité.
Les
points forts d’Ivociel Notes de frais
-
- L’optimisation du traitement des notes de frais : saisie, circulation,
validation, paiement.
-
- La réduction significative des coûts de gestion.
-
- L’analyse des frais très précise et en temps réel.
-
- Une mise en œuvre pratiquement instantanée et complètement
autonome.
-
- Une adaptation au circuit de validation existant dans votre
société et une personnalisation possible du chemin de validation
pour chaque salarié.
-
- Une très grande simplicité d'utilisation, même pour des
débutants.
Liste
des fonctionnalités
-
Gestion des notes de frais.
- - Création de notes de frais.
- - Visualisation des notes de frais créées avec suivi des états de validation et de règlement.
- - Notification des notes de frais rejetées avec justification du rejet.
- - Saisie par un tiers (assistante par exemple).
- - Saisie multi devises des frais.
- - Archivage des notes de frais payées et de leur historique de validation.
-
Gestion des validations (accès réservé aux valideurs).
- - Gestion automatisée et individualisée du circuit de validation des notes de frais.
- - Affichage des notes de frais en attente de validation.
- - Visualisation du détail de chaque note de frais à valider.
- - Validation ou rejet d'une note de frais avec justification du rejet.
- - Validation d'une sélection de notes de frais.
-
Gestion des paiements (accès réservé aux personnes
réglant les notes de frais).
- - Gestion automatisée du circuit de règlement.
- - Visualisation d'un récapitulatif des notes de frais validées et à régler par salarié.
- - Visualisation du détail de chaque note de frais à régler dont l’historique des validations.
- - Règlement individuel ou groupé de notes de frais.
- - Sélection du mode de règlement et mémorisation du numéro de pièce.
-
Edition de rapports (accès réservé aux personnes
autorisées).
- - Editions multicritères.
- - Editions globales et détaillées.
- - Analyse par salarié.
- - Analyse par client et par dossier.
- - Analyse par mode de règlement.
- - Analyse par type de frais.
- - Edition d’un journal des règlements pour une saisie simplifiée en comptabilité ou pour une exportation directe dans Ivociel Comptabilité.
- Paramétrage (accès réservé aux administrateurs).
- - Gestion individuelle des salariés et des circuits de validation de leurs notes de frais.
- - Définition des utilisateurs responsables des validations et des paiements.
- - Définitions des types de frais et de leurs taux de TVA.
- - Gestion des clients et des dossiers.
- - Définition des modes de règlement.
- - Gestion des devises et des taux de change.
- - Paramétrages comptables.
- Traitements.
- - Purge des notes de frais et des règlements.
- - Contrôles de cohérence des bases de données.
Ivociel,
éditeur de logiciels de gestion :
Comptabilité,
Liasse fiscale,
Gestion commerciale,
gestion documentaire,
notes de frais,
feuilles de temps,
e-mailing, pour
les TPE,
PME
et
grands comptes ainsi que pour leurs
experts comptables.
